Datenanalyse im Insolvenzverfahren: E-Mails und Dokumente gezielt durchsuchen

Warum Datenaufbereitung im Insolvenzverfahren unverzichtbar ist

Eine vollständige Datensicherung umfasst schnell mehrere Terabyte: Fileserver, Dutzende Postfächer, Buchhaltungsdatenbanken, Notebooks. Darin liegen die Antworten auf zentrale Fragen des Verfahrens. Ohne Aufbereitung ist die Suche danach aber kaum zu leisten. Wer einzelne Postfachdateien öffnet oder Ordner manuell durchsucht, übersieht Zusammenhänge und verliert Zeit.

Wir bereiten die Bestände so auf, dass Sie und Ihr Team mit wenigen Suchbegriffen zu den relevanten Unterlagen gelangen. Dabei arbeiten wir ausschließlich auf Kopien der gesicherten Abbilder. Die Originalsicherung mit ihrer SHA-256-Prüfsumme bleibt unverändert.

E-Mail-Recherche für die Anfechtung

Die Insolvenzanfechtung nach §§ 129 ff. InsO setzt voraus, dass Rechtshandlungen, Zeitpunkte und häufig auch die Kenntnis des Anfechtungsgegners belegt werden können. E-Mails sind dafür oft die wichtigste Quelle, etwa für Ratenzahlungsvereinbarungen, Mahnungen, Zahlungszusagen oder Hinweise auf eine angespannte Liquidität.

Die relevanten Zeiträume unterscheiden sich je nach Anfechtungstatbestand:

• §§ 130, 131 InsO (kongruente und inkongruente Deckung): drei Monate vor dem Eröffnungsantrag
• § 134 InsO (unentgeltliche Leistung): vier Jahre
• § 133 InsO (Vorsatzanfechtung): bis zu zehn Jahre, bei Deckungshandlungen vier Jahre

Entsprechend filtern wir die Bestände nach Zeitfenster und Beteiligten. So lassen sich etwa sämtliche Korrespondenzen mit einem bestimmten Gläubiger aus den Monaten vor dem Antrag gebündelt sichten.

Haftungsansprüche und Zahlungen nach Insolvenzreife

Für die Prüfung von Ansprüchen gegen Geschäftsleiter, etwa wegen Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife nach § 15b InsO, kommt es auf den Zeitpunkt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung und auf die danach geleisteten Zahlungen an. Wir unterstützen Sie dabei, Zahlungsflüsse aus der Finanzbuchhaltung und den Bankdaten zu extrahieren und mit der Korrespondenz abzugleichen. Dazu nutzen wir die Originalfunktionen der Buchhaltung im virtualisierten Altsystem oder exportieren die Daten in auswertbare Tabellen.

Unterstützung bei der Gutachtenerstellung

Gutachter und vorläufige Verwalter benötigen im Eröffnungsverfahren schnell belastbare Informationen: Liquiditätsentwicklung, offene Verbindlichkeiten, Forderungsbestände, Vertragsverhältnisse. Wir stellen diese Informationen aus den gesicherten Systemen zusammen, etwa als Offene-Posten-Listen, Kontoauszüge oder Übersichten über Dauerschuldverhältnisse. Gerade bei der Prüfung der Insolvenzgründe hilft es, wenn Buchhaltungsdaten und Korrespondenz aus derselben Quelle stammen und zeitlich nachvollziehbar zugeordnet werden können.

Datenanalyse auf Anfrage

Über die Standardrecherche hinaus übernehmen wir individuelle Auswertungen, zum Beispiel:

• Zeitreihen zu Zahlungsein- und -ausgängen
• Abgleich von Buchungen mit Rechnungen und E-Mails
• Auswertung von Lager- und Warenbewegungen
• Identifikation von Zahlungen an nahestehende Personen anhand von Stammdaten

Umfang und Methode stimmen wir vorab mit Ihnen ab. Der Aufwand wird transparent abgerechnet, und Sie erhalten vorab ein verbindliches Angebot.

Welche Quellen wir einbeziehen

Je nach Verfahren fließen unterschiedliche Bestände in die Recherche ein. Typisch sind:

• Postfächer aus lokalen Mailservern und aus Microsoft 365 oder anderen Cloud-Diensten
• Fileserver, NAS-Systeme und lokale Ablagen auf Notebooks
• Datenbanken aus Finanzbuchhaltung, ERP und Warenwirtschaft
• Dokumentenmanagement- und Archivsysteme
• Exportierte Chatverläufe und Kalender, soweit gesichert

Doppelte Dokumente, etwa dieselbe E-Mail in mehreren Postfächern, erkennen wir anhand von Prüfsummen und blenden sie auf Wunsch aus. E-Mail-Verläufe werden zu Konversationen zusammengeführt, sodass sich der Ablauf einer Verhandlung oder einer Zahlungsvereinbarung im Zusammenhang nachlesen lässt. Anhänge wie PDF-Rechnungen, Tabellen oder Verträge werden ebenfalls in den Index aufgenommen und sind über die Volltextsuche auffindbar.

Datenschutz und Zugriffskontrolle

Die Bestände enthalten regelmäßig personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden und Dritten. Der Zugriff ist daher auf die von Ihnen benannten Personen beschränkt, jeder Zugang wird protokolliert. Externe Beteiligte wie Gutachter oder Steuerberatung erhalten auf Wunsch eigene Zugänge, beschränkt auf die erforderlichen Daten. Wie die Zusammenarbeit konkret abläuft, beschreibt die Seite Ablauf. Weitere Informationen für Kanzleien finden Sie unter Für Insolvenzverwalter.