Aufbewahrungspflicht in der Insolvenz: Daten revisionssicher archivieren

Aufbewahrungspflichten gelten auch in der Insolvenz

Nach § 155 InsO bleiben die handels- und steuerrechtlichen Pflichten zur Buchführung und Rechnungslegung bestehen. Der Verwalter erfüllt sie in Bezug auf die Insolvenzmasse. Dazu gehört auch, die Unterlagen der Schuldnerin nach § 257 HGB und § 147 AO aufzubewahren. Die Geschäftsbücher fallen nach § 36 Abs. 2 Nr. 1 InsO in die Masse.

In der Praxis bedeutet das: Ein großer Teil der Unterlagen ist heute ausschließlich digital vorhanden. Buchhaltung, E-Rechnungen, E-Mails und Verträge müssen lesbar und, soweit steuerlich relevant, maschinell auswertbar bleiben, oft weit über das Ende des Verfahrens hinaus. Einen ausführlichen Überblick gibt unser Ratgeber zu Aufbewahrungspflichten digitaler Unterlagen in der Insolvenz.

Was revisionssichere Archivierung bedeutet

Die GoBD verlangen unter anderem, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen vollständig, unveränderbar, geordnet und jederzeit verfügbar sind. Für die Archivierung im Insolvenzverfahren setzen wir das so um:

• Unveränderbarkeit: Die gesicherten Abbilder werden schreibgeschützt abgelegt und mit SHA-256-Prüfsummen versehen, die regelmäßig verifiziert werden.
• Vollständigkeit: Archiviert wird der gesamte Bestand der Datensicherung, nicht nur eine Auswahl.
• Verfügbarkeit: Mehrfache, räumlich getrennte Speicherung auf Open-Source-Infrastruktur in deutschen Rechenzentren.
• Lesbarkeit: Offene Formate und, wo nötig, ein lauffähiges virtualisiertes Altsystem.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff wird protokolliert, Änderungen am Archiv sind dokumentiert.

Datenzugriff der Finanzverwaltung

Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung auf die steuerlich relevanten Daten zugreifen. Unterschieden werden drei Formen:

1. Z1, unmittelbarer Zugriff: Die Prüferin arbeitet selbst im System, mit Leserechten.
2. Z2, mittelbarer Zugriff: Die Auswertung erfolgt nach Vorgaben der Prüfung durch den Steuerpflichtigen oder einen Beauftragten.
3. Z3, Datenträgerüberlassung: Die Daten werden in maschinell auswertbarer Form übergeben.

Ein virtualisiertes Altsystem ermöglicht grundsätzlich alle drei Zugriffsarten. Nach einem Systemwechsel kann es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, unter Umständen genügen, die Daten auf einem Datenträger bereitzustellen. Das kann helfen, die Kosten im späteren Archivbetrieb zu senken. Details und Grenzen beschreibt unser Ratgeber zum Datenzugriff Z1, Z2 und Z3.

Kostengünstiger Langzeitbetrieb

In den ersten Monaten des Verfahrens wird das Altsystem intensiv genutzt. Später reicht oft ein ruhender Archivbetrieb, bei dem das System nur bei Bedarf gestartet wird. Wir passen Betrieb und Speicher daran an und senken so die laufenden Kosten für die Masse. Abgerechnet wird monatlich für die Bereitstellung, mit verbindlichem Angebot vorab.

Auch über viele Jahre muss das Archiv technisch lesbar bleiben. Wir prüfen die Integrität der Bestände regelmäßig anhand der Prüfsummen, migrieren Speichermedien rechtzeitig und halten das virtualisierte Altsystem auf einer gepflegten Plattform startfähig. Weil wir auf offene Standards und Open-Source-Software setzen, entsteht keine Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller, dessen Produkt in einigen Jahren womöglich nicht mehr verfügbar ist.

Übergabe nach Verfahrensende

Mit der Aufhebung oder Einstellung des Verfahrens stellt sich die Frage, wer die Unterlagen bis zum Ende der Frist verwahrt. Je nach Konstellation kommen die Verwaltung selbst, ein Liquidator, die Schuldnerin oder ein beauftragter Dritter in Betracht. Wer im konkreten Fall verantwortlich ist, ist im Einzelfall rechtlich zu prüfen.

Wir unterstützen jede dieser Varianten: Weiterbetrieb des Archivs mit geänderter Vertragspartei, Übergabe auf Datenträgern mit Prüfsummenprotokoll oder Bereitstellung eines Lesezugangs. Nach Fristablauf folgt auf Wunsch die protokollierte Datenlöschung.