Aufbewahrungspflichten im Insolvenzverfahren: Was gilt für digitale Unterlagen?

Mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens enden die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nicht. Sie gehen in der Praxis auf die Insolvenzverwaltung über und reichen häufig weit über das Verfahrensende hinaus. Für digitale Unterlagen stellt sich dabei eine besondere Frage: Wie bleiben Buchhaltung, E-Mails und Belege über bis zu zehn Jahre lesbar und auswertbar, wenn die ursprünglichen Systeme längst abgeschaltet sind? Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Aufbewahrungspflicht des Insolvenzverwalters und ihre praktische Umsetzung.

Rechtsgrundlage: § 155 InsO

Nach § 155 Abs. 1 InsO bleiben die handels- und steuerrechtlichen Pflichten des Schuldners zur Buchführung und Rechnungslegung unberührt. In Bezug auf die Insolvenzmasse hat der Insolvenzverwalter diese Pflichten zu erfüllen. Zu den Buchführungspflichten gehört nach allgemeinem Verständnis auch die Pflicht, die Unterlagen aufzubewahren.

Ergänzend gehören die Geschäftsbücher nach § 36 Abs. 2 Nr. 1 InsO zur Insolvenzmasse. Der Verwalter nimmt sie nach § 148 InsO in Besitz. Damit liegt die Verantwortung für den Erhalt der Unterlagen, auch der digitalen, ab der Eröffnung praktisch bei der Verwaltung.

Die Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO

Handelsrecht und Steuerrecht regeln die Aufbewahrung weitgehend parallel. Seit dem 1. Januar 2025 gelten durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz geänderte Fristen für Buchungsbelege. Im Überblick:

• 10 Jahre: Handelsbücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
• 8 Jahre: Buchungsbelege, also etwa Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen. Bis Ende 2024 galten hierfür zehn Jahre.
• 6 Jahre: Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit keine längere Frist gilt.

Für die Insolvenzpraxis ist wichtig: Handels- und Geschäftsbriefe sind nicht nur Papierpost. Auch E-Mails können Handelsbriefe sein, wenn sie ein Geschäft vorbereiten, abschließen, durchführen oder rückgängig machen. Ein E-Mail-Archiv gehört deshalb regelmäßig zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Wann beginnt die Frist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Juni 2026 ist also ab dem 31. Dezember 2026 zu zählen.

Steuerlich kommt eine Besonderheit hinzu: Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Diese Ablaufhemmung kann die Aufbewahrung im Einzelfall deutlich verlängern, etwa bei laufenden Betriebsprüfungen oder offenen Steuerfestsetzungen.

Was bedeutet das für digitale Unterlagen?

Digitale Unterlagen müssen nicht nur vorhanden, sondern während der gesamten Frist lesbar und, soweit steuerlich relevant, maschinell auswertbar sein. Nach § 147 Abs. 2 AO müssen Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Die Finanzverwaltung hat zudem nach § 147 Abs. 6 AO ein Recht auf Datenzugriff. Näheres dazu erläutert der Beitrag Datenzugriff der Finanzverwaltung nach Betriebseinstellung.

Ein Ausdruck oder ein PDF-Export erfüllt diese Anforderungen bei elektronisch erzeugten Buchhaltungsdaten in der Regel nicht vollständig. In der Praxis bewährt sich deshalb, das ursprüngliche System zu sichern und als virtuelle Maschine weiter lauffähig zu halten. So bleiben Buchhaltung und Warenwirtschaft in ihrer bekannten Form nutzbar, ohne dass die alte Hardware betrieben werden muss.

Wer bewahrt nach Verfahrensende auf?

Die Aufbewahrungsfristen enden meist erst Jahre nach der Aufhebung oder Einstellung des Verfahrens. Wer die Unterlagen danach verwahrt, hängt von der Rechtsform und den Umständen ab:

• Bei einer natürlichen Person oder einer fortbestehenden Gesellschaft können die Unterlagen grundsätzlich an den Schuldner zurückgegeben werden, sofern dieser die Aufbewahrung sicherstellen kann.
• Bei einer GmbH, die nach Abschluss des Verfahrens gelöscht wird, sieht § 74 Abs. 2 GmbHG vor, dass die Bücher und Schriften für zehn Jahre einem der Gesellschafter oder einem Dritten in Verwahrung gegeben werden. Die Person oder Stelle wird im Gesellschaftsvertrag, durch Gesellschafterbeschluss oder durch das Gericht bestimmt.
• In vielen Fällen verbleibt die Verwahrung faktisch beim Verwalter oder wird von ihm organisiert, etwa durch Beauftragung eines Dienstleisters.

Die genaue Zuständigkeit ist im Einzelfall zu klären. Wichtig ist, sie frühzeitig zu regeln und zu dokumentieren, damit die Unterlagen bei einer späteren Betriebsprüfung oder in Haftungsprozessen auffindbar sind.

Kosten der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung verursacht Kosten für Speicher, Betrieb und gegebenenfalls Lizenzen. Während des Verfahrens werden sie in der Regel aus der Masse getragen. Für die Zeit nach Verfahrensende empfiehlt es sich, die voraussichtlichen Kosten bereits vor der Schlussrechnung zu kalkulieren und entsprechend zu berücksichtigen.

Kosten lassen sich senken, indem nur aufbewahrungspflichtige und für das Verfahren relevante Bestände langfristig archiviert werden, das Altsystem nicht dauerhaft auf eigener Hardware läuft und offene Formate gewählt werden, die ohne teure Lizenzen lesbar bleiben. Ein verbindliches Angebot mit klarer Laufzeit schafft Planungssicherheit. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Archivierung und Aufbewahrungspflichten.

Spannungsfeld Datenschutz

Aufbewahrungspflicht und Datenschutz stehen in einem Spannungsverhältnis. Der Insolvenzverwalter gilt nach herrschender Auffassung als Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten des Schuldners. Damit treffen ihn die Pflichten der DSGVO:

• Datenminimierung und Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO): Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Das Löschungsrecht besteht nicht, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Nach Ablauf der Frist ist jedoch zu löschen.
• Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO): Archivierte Daten sind durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen, etwa durch Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung und Protokollierung.

Praktisch bedeutet das: Aufbewahren, was aufbewahrt werden muss, aber geschützt und mit einem klaren Löschzeitpunkt. Personenbezogene Daten ohne Aufbewahrungsgrund, etwa private Dateien auf Arbeitsplatzrechnern, sollten nicht unbegrenzt mitgeführt werden. Am Ende steht eine nachweisbare Löschung mit Protokoll.

Praktische Umsetzung

Für die Umsetzung in der Kanzlei hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Vollständig sichern. Zu Beginn alle Systeme sichern, einschließlich E-Mail und Cloud, und die Sicherung mit Prüfsummen dokumentieren.
2. Klassifizieren. Bestände nach Aufbewahrungsfrist zuordnen: Bücher und Abschlüsse, Buchungsbelege, Handelsbriefe, sonstige Unterlagen.
3. Auswertbarkeit erhalten. Steuerlich relevante Systeme lauffähig halten, etwa durch Virtualisierung, statt nur Exporte abzulegen.
4. Fristen berechnen. Für jede Kategorie das späteste Fristende ermitteln und mögliche Ablaufhemmungen berücksichtigen.
5. Verwahrung regeln. Vor Verfahrensende festlegen, wer die Unterlagen wo verwahrt und wer Zugriff erhält.
6. Löschen. Nach Fristablauf nachweisbar löschen und das Löschprotokoll aufbewahren.

Wie wir Kanzleien dabei unterstützen, beschreibt die Seite für Insolvenzverwalter.

Häufige Fragen

Gilt § 155 InsO auch für digitale Unterlagen?

Ja. § 155 InsO unterscheidet nicht zwischen Papier und elektronischen Unterlagen. Elektronisch geführte Bücher und Belege unterliegen denselben Pflichten und zusätzlich den Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit nach § 147 Abs. 2 und 6 AO.

Sind E-Mails aufbewahrungspflichtig?

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, soweit sie Handels- oder Geschäftsbriefe sind oder sonst steuerlich relevante Informationen enthalten. Die Frist beträgt dann in der Regel sechs Jahre. Eine Trennung relevanter und irrelevanter E-Mails ist aufwendig, weshalb häufig das gesamte Postfach gesichert wird.

Darf der Verwalter Unterlagen nach Verfahrensende vernichten?

Nicht, solange Aufbewahrungsfristen laufen. Die Verwahrung ist vor dem Verfahrensende zu regeln, etwa nach § 74 Abs. 2 GmbHG bei einer gelöschten GmbH. Erst nach Fristablauf, unter Beachtung der Ablaufhemmung, kommt eine Vernichtung in Betracht.

Wer trägt die Kosten der Aufbewahrung?

Während des Verfahrens werden die Kosten in der Regel aus der Masse getragen. Für die Zeit danach sollte die Finanzierung vor der Schlussrechnung geplant werden. Die Einzelheiten hängen vom Verfahren ab.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften und die Umstände des konkreten Verfahrens.