Datenzugriff der Finanzverwaltung (Z1, Z2, Z3) nach Betriebseinstellung

Wenn ein insolventes Unternehmen den Betrieb einstellt, werden Server abgeschaltet und Software-Lizenzen gekündigt. Die steuerlichen Pflichten bestehen jedoch fort, und mit ihnen das Recht der Finanzverwaltung auf Zugriff auf die elektronischen Daten. Für Insolvenzverwalter stellt sich deshalb die Frage, wie sich der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO auch Jahre nach der Betriebseinstellung noch gewährleisten lässt. Dieser Beitrag erläutert die Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 und zeigt, welche technischen Lösungen sich in der Praxis bewähren.

Ausgangslage: Steuerliche Pflichten in der Insolvenz

Nach § 155 InsO bleiben die handels- und steuerrechtlichen Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten im Insolvenzverfahren bestehen. Der Insolvenzverwalter erfüllt sie in Bezug auf die Insolvenzmasse. Dazu gehört auch die Aufbewahrung der Unterlagen nach § 147 AO und, soweit sie elektronisch geführt wurden, ihre maschinelle Auswertbarkeit.

Betriebsprüfungen finden in der Insolvenz durchaus statt, etwa für Zeiträume vor der Antragstellung, zur Prüfung von Erstattungsansprüchen oder im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer. Die Finanzverwaltung kann dabei auf die elektronischen Daten zugreifen wollen, unabhängig davon, ob das Unternehmen noch arbeitet.

Was regelt § 147 Abs. 6 AO?

§ 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung zu nutzen, wenn die Unterlagen mit Hilfe eines solchen Systems erstellt worden sind. Sie kann außerdem verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr in einem maschinell auswertbaren Format übermittelt werden.

Die Einzelheiten konkretisieren die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen und binden die Finanzverwaltung. Für die Steuerpflichtigen geben sie wichtige Hinweise, wie die Verwaltung die gesetzlichen Anforderungen auslegt.

Die drei Zugriffsarten im Überblick

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff

Beim unmittelbaren Datenzugriff erhält die Prüferin oder der Prüfer einen Nur-Lese-Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen. Die Daten werden im Originalsystem eingesehen, gefiltert und sortiert, mit den Auswertungsmöglichkeiten, die das System selbst bietet. Voraussetzung ist also, dass das ursprüngliche System, etwa die Finanzbuchhaltung, noch läuft und bedienbar ist.

Z2: Mittelbarer Datenzugriff

Beim mittelbaren Datenzugriff wertet der Steuerpflichtige oder ein von ihm beauftragter Dritter die Daten nach den Vorgaben der Finanzverwaltung aus. Die Prüferin bedient das System nicht selbst, gibt aber vor, welche Auswertungen erstellt werden sollen. Auch hier wird ein funktionsfähiges System benötigt, das die geforderten Auswertungen erstellen kann.

Z3: Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung werden die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten in einem maschinell auswertbaren Format übergeben, damit die Finanzverwaltung sie mit eigener Prüfsoftware auswerten kann. Viele Buchhaltungsprogramme, etwa von DATEV, bieten hierfür Exportfunktionen in standardisierten Formaten an. Der Export muss die Daten vollständig und mit den zugehörigen Strukturinformationen enthalten.

Warum ein PDF-Export nicht genügt

Ein naheliegender Gedanke bei der Betriebseinstellung ist, Journale, Kontenblätter und Bilanzen als PDF auszudrucken und das System danach abzuschalten. Für den Datenzugriff reicht das in aller Regel nicht. Ein PDF ist eine Abbildung, keine maschinell auswertbare Datenbasis. Es lässt sich nicht filtern, nicht sortieren und nicht in Prüfsoftware einlesen. Zudem gehen Verknüpfungen zwischen Buchung, Beleg und Stammdaten verloren.

Auch ein einzelner Datenexport ist nur so gut wie seine Vollständigkeit. Fehlen Stammdaten, Nebenbücher oder Änderungsprotokolle, kann die Prüfung Lücken beanstanden. Und wenn die Finanzverwaltung Z1 oder Z2 verlangt, hilft ein Export allein nicht weiter.

Systemwechsel und Abschaltung

Die GoBD enthalten Regelungen für den Fall, dass ein Unternehmen sein Datenverarbeitungssystem wechselt oder Daten in ein anderes System auslagert. Grundsätzlich muss die maschinelle Auswertbarkeit auch dann erhalten bleiben. Nach den GoBD kann es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ausreichen, nur noch die Datenträgerüberlassung zu ermöglichen. Bis dahin ist also grundsätzlich auch der Zugriff in den Formen Z1 und Z2 sicherzustellen.

Für die Insolvenz bedeutet das: Wird die Finanzbuchhaltung mit der Betriebseinstellung abgeschaltet, sollte für einen erheblichen Teil der Aufbewahrungsfrist weiterhin ein lauffähiges System verfügbar sein. Ob die Betriebseinstellung im Einzelfall wie ein Systemwechsel zu behandeln ist, sollte mit der steuerlichen Beratung abgestimmt werden.

Virtualisierung als praktische Lösung

Den Originalserver über Jahre weiterzubetreiben, ist teuer und riskant. Hardware altert, Wartungsverträge enden, Räume werden geräumt. Eine bewährte Lösung ist die Virtualisierung: Das ursprüngliche System wird als vollständiges Abbild gesichert und anschließend als virtuelle Maschine betrieben, unabhängig von der alten Hardware.

Die Vorteile im Überblick:

• Z1 und Z2 bleiben möglich. Die Finanzbuchhaltung läuft in ihrer gewohnten Form. Ein Lesezugang für die Prüfung lässt sich einrichten, Auswertungen können nach Vorgabe erstellt werden.
• Z3 bleibt jederzeit verfügbar. Aus dem laufenden System können bei Bedarf Exporte in den geforderten Formaten erzeugt werden.
• Unverändertheit belegbar. Das gesicherte Abbild wird mit Prüfsummen dokumentiert. Die virtuelle Umgebung kann so betrieben werden, dass der Originalbestand unverändert bleibt.
• Kosten planbar. Die virtuelle Maschine muss nur bei Bedarf laufen. Laufende Hardware- und Wartungskosten entfallen.
• Weitere Nutzung. Dasselbe System dient auch der Verwaltung, etwa für Forderungseinzug oder Anfechtungsprüfung.

Lizenzrechtliche Fragen, etwa ob die Software in virtualisierter Form genutzt werden darf, sollten im Einzelfall geprüft werden. Mehr zur technischen Umsetzung finden Sie auf der Seite Virtualisierung von Altsystemen.

Typische Fehler bei der Betriebseinstellung

In der Praxis gefährden vor allem folgende Versäumnisse den späteren Datenzugriff:

• Abschaltung ohne vollständige Sicherung. Wird der Server abgeschaltet und verwertet, bevor ein vollständiges Abbild existiert, lassen sich Z1 und Z2 kaum noch herstellen.
• Nur die Datenbank sichern. Ohne die zugehörige Anwendung, deren Version und Konfiguration ist eine Datenbank oft nicht mehr sinnvoll auswertbar.
• Lizenz- und Freischaltschlüssel vergessen. Manche Programme starten nach einer Neuinstallation nicht ohne Aktivierung beim Hersteller. Lizenzunterlagen sollten mitgesichert werden.
• Zugangsdaten nicht dokumentieren. Ein lauffähiges System nützt wenig, wenn Jahre später niemand mehr das Administratorkennwort kennt.
• Ausgelagerte Daten übersehen. Liegen Buchungsdaten bei der Steuerberatung oder in einer Cloud-Anwendung, müssen auch diese Bestände gesichert oder ihre Verfügbarkeit vertraglich geklärt werden.

Betriebsprüfung nach der Insolvenz

Kündigt die Finanzverwaltung eine Außenprüfung an, ist es hilfreich, wenn folgende Punkte bereits vorbereitet sind:

1. Eine Übersicht der gesicherten Systeme mit Zeitpunkt und Umfang der Sicherung.
2. Ein lauffähiges, virtualisiertes System der Finanzbuchhaltung und gegebenenfalls der Warenwirtschaft.
3. Ein eingerichteter Lesezugang, der auf die prüfungsrelevanten Daten beschränkt ist.
4. Die Möglichkeit, Auswertungen nach Vorgabe zu erstellen.
5. Ein vollständiger Export in einem maschinell auswertbaren Format.
6. Die Verfahrensdokumentation oder zumindest eine Beschreibung der Systemlandschaft.

Der Zugang für Dritte sollte kontrolliert und protokolliert erfolgen. Personenbezogene Daten, die für die Prüfung nicht erforderlich sind, sollten nicht zugänglich sein. Hier greifen die Pflichten des Verwalters als Verantwortlicher nach der DSGVO. Weitere Hinweise zu Fristen finden Sie im Beitrag Aufbewahrungspflichten im Insolvenzverfahren, zur Recherche in den Beständen auf der Seite Datenaufbereitung und Recherche.

Häufige Fragen

Muss der Insolvenzverwalter den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO ermöglichen?

Nach § 155 InsO erfüllt der Verwalter die steuerlichen Pflichten in Bezug auf die Masse. Dazu gehört nach verbreiteter Auffassung auch, die Voraussetzungen für den Datenzugriff zu schaffen, soweit die Unterlagen elektronisch geführt wurden.

Reicht ein DATEV-Export für die Betriebsprüfung?

Ein vollständiger Export kann die Datenträgerüberlassung (Z3) abdecken. Verlangt die Finanzverwaltung den unmittelbaren oder mittelbaren Zugriff, wird zusätzlich ein lauffähiges System benötigt.

Wie lange muss das Altsystem lauffähig bleiben?

Grundsätzlich für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Nach den GoBD kann nach einem Systemwechsel ab Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung die Datenträgerüberlassung genügen. Die Anwendung auf den Einzelfall sollte steuerlich geprüft werden.

Kann die Prüferin direkt auf ein virtualisiertes System zugreifen?

Ja, ein kontrollierter Lesezugang auf die virtualisierte Umgebung ist technisch möglich, vor Ort oder über einen gesicherten Fernzugang. Er wird auf die prüfungsrelevanten Daten beschränkt und protokolliert.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften und die Umstände des konkreten Verfahrens.