Datenlöschung in der Insolvenz: Hardware DSGVO-konform verwerten

Warum Datenlöschung in der Insolvenz Pflicht ist

Die Verwertung der Masse umfasst regelmäßig auch IT-Hardware: Server, Arbeitsplatzrechner, Notebooks, Smartphones, Drucker mit Festplatte, NAS-Systeme. Auf diesen Geräten liegen personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kunden und Lieferanten. Werden sie ungelöscht verkauft, gelangen diese Daten an Dritte.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Verwaltung wird der Insolvenzverwalter regelmäßig als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO angesehen. Damit treffen ihn die Grundsätze des Art. 5 DSGVO, insbesondere Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit, die Löschpflichten nach Art. 17 DSGVO und die Pflicht zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Die konkrete datenschutzrechtliche Einordnung ist im Einzelfall rechtlich zu prüfen.

Erst sichern, dann löschen

Die Reihenfolge ist entscheidend. Wir gehen so vor:

1. Inventarisierung aller Geräte und Datenträger mit Seriennummer
2. Sicherung als 1:1-Abbild mit SHA-256-Prüfsumme, soweit noch nicht erfolgt
3. Verifikation, dass die Sicherung vollständig und lesbar ist
4. Löschung nach einem für den Datenträgertyp geeigneten Verfahren
5. Prüfung des Löschergebnisses und Erstellung des Löschprotokolls

So bleiben die Informationen für das Verfahren erhalten, etwa im virtualisierten Altsystem oder im Archiv, während die Hardware unbedenklich verwertet werden kann.

Löschverfahren nach anerkannten Standards

Ein einfaches Formatieren oder Löschen von Dateien reicht nicht aus. Die Daten lassen sich danach mit frei verfügbaren Werkzeugen oft wiederherstellen. Wir orientieren uns an anerkannten Standards:

• NIST SP 800-88 (Guidelines for Media Sanitization) unterscheidet die Stufen Clear, Purge und Destroy und ordnet ihnen geeignete Verfahren je Datenträgertyp zu.
• Der BSI IT-Grundschutz-Baustein CON.6 „Löschen und Vernichten“ beschreibt Anforderungen an Regelungen, Verfahren und Dokumentation des Löschens.
• Für die physische Vernichtung definiert DIN 66399 Schutzklassen und Sicherheitsstufen, nach denen Datenträger zerkleinert werden.

Welches Verfahren angemessen ist, richtet sich nach Datenträgertyp und Schutzbedarf der Daten. Wir stimmen das Vorgehen mit Ihnen ab und dokumentieren die Entscheidung.

Besonderheit SSD und Flash-Speicher

Bei SSDs, NVMe-Laufwerken, USB-Sticks und Smartphones funktioniert klassisches Überschreiben nicht zuverlässig. Der Controller verteilt Schreibvorgänge auf wechselnde Speicherzellen (Wear Leveling) und hält Reservebereiche vor, die von außen nicht direkt adressierbar sind. Für diese Datenträger nutzen wir die vom Hersteller vorgesehenen Löschbefehle, etwa Secure Erase, Sanitize oder kryptografisches Löschen bei selbstverschlüsselnden Laufwerken. Bei Smartphones ist in der Regel ein Zurücksetzen auf Werkseinstellungen bei aktivierter Geräteverschlüsselung das Mittel der Wahl.

Lässt sich ein Datenträger nicht nachweisbar löschen, etwa wegen eines Defekts, empfehlen wir die physische Vernichtung nach DIN 66399 durch einen geeigneten Fachbetrieb. Auch das wird im Protokoll festgehalten.

Welche Geräte betroffen sind

Personenbezogene Daten finden sich nicht nur auf Servern und Notebooks. Bei der Inventarisierung berücksichtigen wir auch:

• Multifunktionsgeräte und Kopierer mit interner Festplatte
• Externe Festplatten, USB-Sticks und Speicherkarten
• NAS-Systeme und Backup-Laufwerke
• Firewalls, Router und Telefonanlagen mit gespeicherten Konfigurationen und Verbindungsdaten
• Kassensysteme, Scanner und Fahrzeug- oder Maschinensteuerungen mit Speicher

Gerade diese Geräte werden bei der Verwertung leicht übersehen, weil sie nicht als Computer wahrgenommen werden.

Das Löschprotokoll

Für jedes Gerät erhalten Sie ein Protokoll mit:

• Gerätetyp, Hersteller, Modell und Seriennummer
• Datenträger mit Kapazität und Seriennummer
• angewandtem Löschverfahren und zugrunde liegendem Standard
• Zeitpunkt und durchführender Person
• Ergebnis der Verifikation

Das Protokoll dient als Nachweis gegenüber Käufern, Leasinggebern, Gläubigerausschuss und Datenschutzaufsicht. Es lässt sich der Verwertungsliste zuordnen, sodass für jedes verkaufte Gerät belegt ist, dass es gelöscht übergeben wurde. Auch geleaste oder gemietete Geräte, die an den Eigentümer zurückgehen, sollten vorher gelöscht werden.

Die Löschung erfolgt vor Ort bei der Schuldnerin oder in Abstimmung mit dem Verwerter. Abgerechnet wird nach Aufwand mit verbindlichem Angebot vorab. Wie die Zusammenarbeit insgesamt abläuft, lesen Sie unter Ablauf.