Leistung · Virtualisierung
Altsystem virtualisieren in der Insolvenz: ERP und Buchhaltung weiter nutzen
Die alte Hardware wird verwertet, die Daten im ERP-System werden aber noch jahrelang gebraucht. Beweisanker überführt Altsysteme in eine virtuelle Umgebung, in der Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Branchensoftware so bedienbar bleiben wie vor der Insolvenz.
- Unabhängig von der Originalhardware
- Bedienbar wie das Original
- Grundlage für den GoBD-Datenzugriff
Einsatzzwecke
Wofür die Verwaltung das virtualisierte Altsystem braucht
Forderungseinzug
Offene-Posten-Listen, Lieferscheine und Mahnhistorie bleiben abrufbar, damit Forderungen belegt und eingezogen werden können.
Auswertungen & Berichte
Bilanzen, Summen- und Saldenlisten oder Lagerbewertungen lassen sich mit den Originalfunktionen der Software erzeugen.
Datenzugriff der Finanzverwaltung
Für eine Betriebsprüfung muss das System maschinell auswertbar bereitstehen, je nach Lage auch im unmittelbaren Zugriff.
Das Problem: Daten ohne lauffähiges System sind kaum nutzbar
Warenwirtschaft, ERP und Finanzbuchhaltung speichern ihre Daten in proprietären Datenbanken. Ohne die passende Software lassen sich daraus weder eine Offene-Posten-Liste noch ein Kontoblatt sinnvoll erzeugen. Gleichzeitig läuft die Software oft auf alter Hardware, die zur Masse gehört und verwertet werden soll, oder auf gemieteten Servern, deren Verträge enden.
Nach § 155 InsO bleiben die Buchführungspflichten bestehen, und Unterlagen müssen über die gesetzlichen Fristen hinweg lesbar und auswertbar bleiben. Ein bloßer Datenbankexport erfüllt diese Anforderung nur eingeschränkt. Die Lösung ist, das Altsystem zu virtualisieren: Es läuft weiter, nur nicht mehr auf der ursprünglichen Hardware.
So virtualisieren wir Altsysteme
Grundlage ist die vollständige Datensicherung des Systems als 1:1-Abbild. Daraus erzeugen wir eine virtuelle Maschine, die sich wie der ursprüngliche Rechner verhält.
Physical-to-Virtual (P2V)
Bei der P2V-Migration wird ein physischer Server oder Arbeitsplatz in eine virtuelle Maschine überführt. Treiber und Systemeinstellungen werden so angepasst, dass das Betriebssystem in der neuen Umgebung startet. Datenbanken, Programmversionen und Mandantenstrukturen bleiben unverändert.
Offene Virtualisierungsplattform
Wir setzen auf Proxmox VE und KVM, also auf etablierte Open-Source-Technik. Das vermeidet Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern und Lizenzmodellen und ist wichtig, wenn ein System über viele Jahre betrieben werden muss. Bereits virtualisierte Systeme anderer Plattformen können wir in der Regel übernehmen und konvertieren.
Typische Altsysteme
- ERP- und Warenwirtschaftssysteme mit eigener Datenbank
- Finanzbuchhaltung und Lohn, etwa lokal installierte DATEV-Bestände oder andere FiBu-Software
- Branchensoftware für Handwerk, Handel, Bau, Logistik oder Gesundheitswesen
- Dokumentenmanagement- und Archivsysteme
- Ältere Windows-Server mit Fachanwendungen, für die keine Updates mehr erscheinen
Lizenzfragen sollten früh geklärt werden. Ob eine Software nach der Virtualisierung weiter genutzt werden darf, hängt von den Lizenzbedingungen des Herstellers ab und ist im Einzelfall zu prüfen. Wir dokumentieren vorhandene Lizenzschlüssel, Dongles und Wartungsverträge bereits bei der Sicherung.
Sicherer Betrieb veralteter Systeme
Altsysteme erhalten häufig keine Sicherheitsupdates mehr. Wir betreiben sie deshalb netzwerkseitig isoliert: Die virtuelle Maschine hat keinen ungeschützten Internetzugang, der Zugriff erfolgt über einen abgesicherten Browserzugang oder eine verschlüsselte Verbindung. Jede Anmeldung wird protokolliert. Vor Änderungen erstellen wir Snapshots, sodass sich das System jederzeit auf den gesicherten Ausgangszustand zurücksetzen lässt.
Gerade bei Warenwirtschaft und ERP ist es wichtig, dass das System nach der Virtualisierung nicht unbemerkt weiterarbeitet. Automatische Jobs wie Mahnläufe, Bestellvorschläge, Schnittstellen zu Banken oder Onlineshops und der E-Mail-Versand werden deshalb vor der ersten Inbetriebnahme deaktiviert. So bleibt der Datenbestand auf dem Stand des Sicherungszeitpunkts, und es entstehen keine ungewollten Buchungen oder Nachrichten an Kunden und Lieferanten.
Hardware-Dongles, die manche Branchensoftware voraussetzt, binden wir nach Möglichkeit durch Weiterleitung in die virtuelle Maschine ein. Wo das nicht gelingt, suchen wir mit Ihnen nach Alternativen, etwa einem Exportweg über den Hersteller.
Zugriffsmodelle
Die virtualisierte Umgebung stellen wir so bereit, wie es zu Ihrer Kanzlei passt:
- Cloud in Deutschland: Betrieb auf Open-Source-Infrastruktur in deutschen Rechenzentren, Zugriff per Browser
- Lokal in der Kanzlei: Bereitstellung auf einem eigenen Rechner oder Server, auf Wunsch offline
- Mit oder ohne Administration: Wir übernehmen Pflege und Benutzerverwaltung, oder Sie betreiben die Umgebung selbst
- Zugänge für Dritte: protokollierte Zugänge für Steuerberatung, Betriebsprüfung oder Gutachter
Datenzugriff der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung kann nach § 147 Abs. 6 AO auf steuerlich relevante Daten zugreifen, unmittelbar (Z1), mittelbar (Z2) oder durch Datenträgerüberlassung (Z3). Ein virtualisiertes Altsystem ermöglicht alle drei Formen. Welche Anforderungen nach einem Systemwechsel gelten, erläutert unser Ratgeber zum Datenzugriff der Finanzverwaltung. Für den langfristigen Betrieb über die Aufbewahrungsfristen hinweg siehe Archivierung und Aufbewahrungspflichten.
Direkter Draht
Sicherung dringend?
Rufen Sie uns an. Wir klären Umfang und nächste Schritte meist noch im ersten Gespräch.
- Rückmeldung in der Regel am selben Werktag
- Sicherung vor Ort oder remote
- Verbindliches Angebot vorab
Ablauf
Vom Abbild zum bedienbaren System
Sicherung
1:1-Abbild des Servers oder Arbeitsplatzes mit Prüfsummenprotokoll.
Konvertierung
P2V-Migration in eine virtuelle Maschine auf Proxmox VE beziehungsweise KVM.
Funktionstest
Wir prüfen Start, Datenbank, Anmeldung und zentrale Auswertungen gemeinsam mit Ihnen.
Bereitstellung
Isolierter, protokollierter Zugriff nach dem gewählten Zugriffsmodell.
Häufige Fragen
Altsysteme virtualisieren
Kann die alte Serverhardware nach der Virtualisierung verkauft werden?
Ja, sobald Sicherung und Funktionstest abgeschlossen sind. Vor dem Verkauf sollten die Datenträger nach anerkannten Verfahren gelöscht werden.
Funktioniert die Virtualisierung auch mit sehr alter Software?
In den meisten Fällen ja, auch bei Betriebssystemen, die vom Hersteller nicht mehr unterstützt werden. Schwierig können Hardware-Dongles oder Spezialkarten sein, die wir vorab prüfen.
Dürfen wir die Software nach der Virtualisierung weiter nutzen?
Das richtet sich nach den Lizenzbedingungen des Herstellers und ist im Einzelfall rechtlich zu prüfen. Wir stellen die dafür nötigen Informationen zu Lizenzen und Verträgen zusammen.
Wer kann auf das virtualisierte System zugreifen?
Nur die von Ihnen freigegebenen Personen, etwa Ihr Team, die Steuerberatung oder die Betriebsprüfung. Jeder Zugang wird protokolliert und lässt sich auf einzelne Funktionen beschränken.
Wie lange kann ein virtualisiertes System betrieben werden?
So lange wie nötig, auch über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Wir passen den Betrieb an, wenn im Verfahrensverlauf weniger Zugriff gebraucht wird, und senken so die laufenden Kosten.
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Sprechen Sie uns an, sobald ein Verfahren absehbar ist. Gemeinsam klären wir, welche Systeme betroffen sind und was zuerst gesichert werden muss.
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