Datensicherung in der Insolvenz: vollständig, sofort, nachvollziehbar

Warum die Datensicherung in der Insolvenz keinen Aufschub duldet

Mit dem Insolvenzantrag ändern sich die Verhältnisse rund um die IT schlagartig. Mitarbeitende verlassen das Unternehmen und mit ihnen das Wissen um Passwörter und Systemzusammenhänge. Rechenzentren, Hosting-Anbieter und Softwarehäuser kündigen wegen offener Rechnungen. Leasinggeber holen Hardware ab. Im ungünstigsten Fall werden Daten bewusst gelöscht oder Geräte beiseitegeschafft.

Für die Verwaltung sind diese Daten jedoch unverzichtbar. Die Geschäftsbücher gehören nach § 36 Abs. 2 Nr. 1 InsO zur Masse, und nach § 155 InsO bleiben die handels- und steuerrechtlichen Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten bestehen. Der Verwalter muss sie in Bezug auf die Masse erfüllen. Die Inbesitznahme nach § 148 InsO erstreckt sich in der Praxis deshalb auch auf die digitalen Bestände. Im Eröffnungsverfahren kann bereits die vorläufige Verwaltung nach § 22 InsO die Sicherung veranlassen.

1:1-Abbild statt Dateikopie

Eine einfache Kopie von Ordnern reicht für ein Insolvenzverfahren selten aus. Gelöschte, aber noch vorhandene Dateien, Datenbankzustände, Systemkonfigurationen und Benutzerprofile gehen dabei verloren. Wir erstellen deshalb ein sektorgenaues Abbild (Image) jedes Datenträgers. Dieses Abbild enthält den vollständigen Zustand zum Zeitpunkt der Sicherung und ist die Grundlage für alle weiteren Schritte, von der Virtualisierung des Altsystems bis zur Recherche in E-Mails und Dokumenten.

Wo ein vollständiges Image technisch nicht sinnvoll ist, etwa bei laufenden virtuellen Maschinen oder großen Speichersystemen, wählen wir ein geeignetes Verfahren wie Snapshot-Exporte oder konsistente Datenbanksicherungen und dokumentieren die Abweichung.

Prüfsummen, Zeitstempel und Beweiskette

Damit die Sicherung später belastbar ist, dokumentieren wir jeden Schritt:

• SHA-256-Prüfsumme für jedes Abbild, unmittelbar nach der Erstellung berechnet und bei jeder Kopie erneut verifiziert
• Zeitstempel für Beginn und Ende jeder Sicherung
• Geräteangaben wie Hersteller, Modell, Seriennummer und Kapazität
• Chain of Custody: wer wann welchen Datenträger in Besitz hatte und wohin die Daten übertragen wurden

So lässt sich gegenüber Gericht, Gläubigerausschuss, Finanzverwaltung oder Gutachtern nachvollziehbar belegen, dass die Daten seit der Sicherung unverändert sind. Ob und wie die Dokumentation in einem konkreten Rechtsstreit verwertet wird, ist im Einzelfall rechtlich zu prüfen.

Vor Ort oder remote

Bei physischen Systemen kommen wir zur Schuldnerin. In Baden-Württemberg und der Deutschschweiz ist das in der Regel kurzfristig möglich, bundesweit nach Absprache. Viele Sicherungen lassen sich aber sofort per Fernzugriff beginnen, insbesondere bei gehosteten Servern und Cloud-Diensten. Für Microsoft 365 und andere Cloud-Konten ist Geschwindigkeit oft entscheidend, weil Anbieter nach Zahlungsausfall Konten sperren.

Zugangsdaten und Mitwirkung des Schuldners

Ohne Passwörter wird jede Sicherung aufwendiger. Die Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nach § 97 InsO umfassen nach verbreiteter Auffassung auch Angaben zu IT-Systemen und Zugängen. Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Abfrage, welche Informationen benötigt werden, und erfassen Zugangsdaten, Lizenzen und Dienstleisterverträge gesichert.

Nach der Sicherung

Die gesicherten Abbilder lagern wir verschlüsselt auf Open-Source-Infrastruktur in deutschen Rechenzentren oder stellen sie lokal in Ihrer Kanzlei bereit. Erst wenn die Sicherung vollständig und verifiziert ist, sollte Hardware verwertet werden. Für den Verkauf übernehmen wir anschließend die protokollierte Datenlöschung. Für die Dauer der Aufbewahrungsfristen sorgt die revisionssichere Archivierung.

Abgerechnet wird nach Aufwand für die Sicherung und monatlich für die Bereitstellung. Sie erhalten vorab ein verbindliches Angebot. Einzelheiten zum Vorgehen finden Sie unter Ablauf.