Microsoft 365 in der Insolvenz: Datensicherung, bevor der Anbieter löscht

Microsoft 365 in der Insolvenz: was nach dem Zahlungsausfall passiert

Viele Unternehmen arbeiten heute vollständig in der Cloud. E-Mails liegen in Exchange Online, Dokumente in OneDrive und SharePoint, Absprachen in Teams. Einen eigenen Server gibt es oft nicht mehr. Damit hängt der Zugriff auf diese Daten allein am Vertragsverhältnis mit dem Anbieter.

Läuft ein Microsoft-365-Abonnement ab oder wird es gekündigt, durchläuft es nach Angaben von Microsoft typischerweise mehrere Phasen: Zunächst ist das Abonnement abgelaufen, dann deaktiviert, und schließlich werden die Daten endgültig gelöscht. Die gesamte Zeitspanne beträgt nach Angaben von Microsoft typischerweise nur wenige Wochen bis Monate. Bei Zahlungsausfall kann es schneller gehen, und auch Testabonnements oder Abonnements über Partner können abweichen.

Schritt 1: Administratorzugang sichern

Ohne Administratorrechte ist eine vollständige Sicherung kaum möglich. Wir klären deshalb zuerst, wer die Global-Admin-Konten des Mandanten (Tenant) kontrolliert. Häufig sind das die Geschäftsführung, ein externer IT-Dienstleister oder ein Partner, über den die Lizenzen bezogen werden. Die Herausgabe der Zugänge kann Teil der Mitwirkungspflichten des Schuldners nach § 97 InsO sein, was im Einzelfall rechtlich zu prüfen ist.

Nach Ihrer Freigabe übernehmen wir die Administration kontrolliert:

• Anlage eines eigenen, dokumentierten Global-Admin-Kontos für die Verwaltung
• Änderung von Kennwörtern und Absicherung mit Mehr-Faktor-Authentifizierung
• Prüfung und gegebenenfalls Entzug von Rechten Dritter
• Dokumentation von Lizenzen, Domains, Abrechnungskonto und Vertragspartner

Schritt 2: Daten exportieren und sichern

Anschließend sichern wir die Daten aus dem Mandanten, je nach Lizenz und Umfang über die Exportfunktionen von Microsoft oder geeignete Backup-Werkzeuge:

• Exchange Online: alle Postfächer, auch freigegebene und archivierte, einschließlich Kalender und Kontakte
• OneDrive: persönliche Ablagen aller Benutzer, auch ausgeschiedener Mitarbeitender, solange sie noch vorhanden sind
• SharePoint: Websites, Dokumentbibliotheken und Versionsstände
• Teams: Dateien der Kanäle und, soweit exportierbar, Unterhaltungen
• Konfiguration: Benutzer, Gruppen, Lizenzen und Richtlinien als Dokumentation

Jeder Export wird mit SHA-256-Prüfsumme und Zeitstempel protokolliert, genau wie bei der Datensicherung physischer Systeme.

Google Workspace, Dropbox und andere SaaS-Dienste

Das gleiche Risiko besteht bei anderen Anbietern. Wir sichern auch Google Workspace (Gmail, Drive, Kalender), Dropbox und vergleichbare Speicherdienste. Besonders kritisch ist Cloud-Buchhaltung: Online-Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme speichern Belege und Buchungen ausschließlich beim Anbieter. Hier sichern wir die verfügbaren Exporte, etwa Buchungsstapel, Belegarchive und Stammdaten, und prüfen, ob ein Format zur Verfügung steht, das für den Datenzugriff der Finanzverwaltung geeignet ist.

Bei Google Workspace gilt Ähnliches wie bei Microsoft: Ohne Super-Admin-Zugang lässt sich der Datenexport für die gesamte Organisation nicht anstoßen, und nach dem Ende des Abonnements sind die Daten nur noch begrenzte Zeit verfügbar. Auch hier steht deshalb die Sicherung des Administratorzugangs am Anfang.

Weitere typische SaaS-Quellen sind CRM-Systeme, Shop-Plattformen, Zeiterfassung, Projektmanagement und Online-Banking-Zugänge. Wir erstellen mit Ihnen eine Übersicht, welche Dienste genutzt wurden, und priorisieren nach Löschrisiko.

Schritt 3: Aufbewahrung und Weiterbetrieb

Nach der Sicherung können Sie entscheiden, ob das Abonnement weiterläuft, auf wenige Lizenzen reduziert oder beendet wird. Die gesicherten Daten bewahren wir unabhängig vom Anbieter auf, auf Open-Source-Infrastruktur in deutschen Rechenzentren oder lokal in Ihrer Kanzlei. Für die Recherche werden Postfächer und Dokumente indexiert und durchsuchbar, für die Dauer der Fristen übernimmt die Archivierung.